Entenda como KMM e Kanban em um mesmo lugar, vão transformar a sua realidade de trabalho.

Na empresa, por vezes se sente perdido ou sobrecarregado entras as demandas do seu trabalho? Teve dificuldade para organizar, priorizar e acompanhar as tarefas do time? Já se frustrou com atrasos, retrabalho, insatisfação dos clientes e colaboradores, falta de visibilidade e previsibilidade, baixa qualidade e produtividade?

Caso tenha respondido sim a alguma dessas perguntas, saiba que não está só. Muitas empresas sofrem com esses problemas e desperdícios nos seus processos, que afetam negativamente a performance, a entrega de valor para o mercado e a necessidade dos clientes.

Existe uma solução simples e eficaz para superar esses desafios: o Kanban e o KMM – Kanban Maturity Model.

Através desse artigo, vai entender o que é Kanban, o que é KMM e como eles contribuem para ajudar a melhorar os seus resultados e como começar a usar essas ferramentas na organização.

O que é Kanban?

A princípio o Kanban é um sistema visual de gestão de trabalho, onde cada tarefa passa por um fluxo pré-definido de trabalho que envolve seguintes itens:

• Sistema visual: processo de valor expresso através de quadro com colunas de separação, onde cada item é expresso através de um cartão, onde sua posição indica onde ele está em todo o fluxo de trabalho;
• Cartão: descreve o trabalho que está sendo executado e que transita por este processo;
• Limitação do trabalho em andamento: atribuir os limites de quantos itens podem estar em andamento em cada segmento ou estado do fluxo de trabalho.

Isso significa que o Kanban é um processo que visa mostrar e controlar o trabalho que está sendo feito — ou WIP, sigla em inglês para Trabalho em Progresso. Além disso, se baseia em técnicas que controlam e fazem a gestão dos fluxos de produção para as empresas. Assim, faz com que tenha o foco no aumento de produtividade e na otimização dos processos, essa metodologia pode transformar sua empresa.

Quais são os benefícios de usar Kanban?

Os benefícios que o Kanban proporciona para quem usa, tanto no nível individual quanto no nível coletivo. Por exemplo, esses benefícios são:

• Organização e clareza do trabalho a ser feito;
• Foco e concentração nas tarefas prioritárias;
• Colaboração e comunicação entre os membros da equipe;
• Flexibilidade e adaptabilidade às mudanças;
• Controle e monitoramento do progresso do trabalho;
• Qualidade e eficiência na entrega do trabalho;
• Satisfação dos clientes e colaboradores.

Portanto, isso faz com que o Kanban beneficie tanto as pessoas do time quanto o coletivo e a empresa.

Como começar a usar Kanban?

Para começar a usar Kanban na sua empresa, precisa seguir alguns passos simples:

• Faça mapeamento do processo atual de trabalho, identificando as etapas que compõem o fluxo de valor, desde a solicitação até a entrega do produto ou serviço.
• Crie quadro Kanban, representando as etapas do fluxo de valor em colunas verticais, podendo ser quadro físico ou um quadro online;
• Descreva os seus cartões Kanban, são as tarefas ou demandas que precisam ser realizadas. Nesse sentido pode usar cores diferentes para categorizar os tipos de trabalho ou os níveis de prioridade;
• Defina os seus limites de trabalho em andamento, estabeleça quantos cartões podem estar em cada coluna do seu quadro. Ou seja, os limites devem ser baseados na capacidade real do time e devem ser respeitados para evitar a sobrecarga e o acúmulo de trabalho.
• Comece a mover os seus cartões Kanban, puxando-os da primeira para a última coluna do seu quadro, conforme o trabalho vai sendo realizado. Cada cartão deve passar por todas as etapas do seu processo, até chegar à coluna final, que representa a conclusão e, portanto, a entrega do produto ou serviço.
• Monitore e melhore o seu fluxo de trabalho, observe o desempenho da sua equipe e identifique possíveis gargalos, desperdícios ou oportunidades de melhoria. Em outras palavras, através das métricas como o tempo de cada etapa, o lead time e o throughput para avaliar a sua produtividade e eficiência.

O que é KMM?

KMM Assessment é a sigla para Kanban Maturity Model, ou Modelo de Maturidade Kanban, em português. Em outras palavras, é um modelo que descreve os níveis de maturidade Kanban de uma organização, desde o nível 0 (ausência de Kanban) até o nível 6 (liderança adaptativa). Além disso, também oferece orientações para evoluir de um nível para outro, através da aplicação de práticas e princípios Kanban adequados para cada contexto.

O KMM foi criado por David J. Anderson e Teodora Bozheva, baseado na experiência de mais de 10 anos de consultoria em Kanban. O KMM foi publicado no livro “Kanban Maturity Model: Evolving Fit-for-Purpose Organizations”, em 2018.

Como o beefor pode te ajudar com KMM?

A beefor é uma plataforma online que te ajuda a implementar o Kanban e o KMM na sua empresa, de forma simples, prática e eficaz. Por certo através dela pode:

• Criar e personalizar o seu quadro Kanban online, com colunas, cartões, cores e limites de trabalho em andamento.
• Acompanhar o seu fluxo de trabalho em tempo real, com gráficos e métricas que mostram o seu desempenho e a sua maturidade Kanban.
• Receber orientações personalizadas para melhorar o fluxo de valor e a cultura, com base no modelo KMM Assessment.

A beefor é a solução ideal para sua empresa melhorar a performance e a entrega de valor, usando o Kanban e o KMM como ferramentas de transformação.

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Se surpreenda com os resultados que sua empresa vai alcançar com o Kanban e o KMM Assessment.

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O Método Kanban, numa visão superficial, pode presumir que se trata apenas de um quadro dividido em colunas que representam etapas da execução do fluxo do valor do produto ou serviço. Entretanto, por trás dele há um conjunto de valores, políticas, práticas e princípios fundamentais que vão provocar as mudanças evolutivas. 

Embora o kanban tenha sido originalmente aplicado na indústria, David J. Anderson foi o pioneiro a aplicá-lo no desenvolvimento de software criando o Método Kanban. 

Aplicações do Método

O Kanban possui suas raízes no Lean Manufacturing, onde sua aplicação e benefícios já são incontestáveis. Entretanto, o método Kanban tem sua aplicação voltada para definir, gerenciar e melhorar continuamente o trabalho do conhecimento que resulta em produtos ou serviços.

Sendo assim, pode ser aplicável desde o desenvolvimento de software, na área de TI, ou em departamentos das áreas de negócio. Toda essa versatilidade está relacionada à maneira de tornar visível aquilo que até então era intangível.   

Benefícios do Método Kanban

O Método Kanban é um dos métodos de desenvolvimento de software mais simples de se aplicar. Pois se torna adaptável a qualquer tipo de cultura. Ao contrário de outros métodos, como Scrum, que forçam uma mudança desde o início na estruturação de um time com papéis específicos. Por sua vez, o Kanban busca a evolução do que já está formado. 

Além disso, utilizá-lo para gerenciar seus processos é bastante intuitivo. Devido a gestão do trabalho ser facilitada pela visualização das atividades e o que ajuda a equilibrar a demanda e capacidade de entrega do time.

Outro benefício do Kanban é deixar claro a necessidade de priorização e foco. Em virtude dele permitir visualizar as demandas em suas respectivas fases e acompanhar a evolução. Isso faz com que não somente o time, mas todos os envolvidos tenham condições de saber o que está acontecendo.

Dessa forma melhora significamente a eficiência das entregas, pois fica claro quando há qualquer problema no fluxo. Ou seja, evidencia os gargalos, o que faz com que possa agir rapidamente para estabelecer o fluxo natural.

Como Aplicar o Método Kanban

Para implantar o Método Kanban de maneira simples, basta seguir o conjunto de valores e princípios para gerenciar e melhorar continuamente o fluxo de trabalho. Ou seja, como funciona de maneira evolutiva, não provocando grandes mudanças, é possível iniciar e promover melhorias graduais. Sendo assim o início pode ocorrer conforme as seguintes etapas:

1. Visualize;
2. Limite de Trabalho em Progresso (WIP – Work in Progress);
3. Gerencie o Fluxo;
4. Torne as Políticas Explícitas;
5. Implemente Ciclos de Feedback;
6. Melhore Colaborativamente, Evolua Experimentalmente. 

Visualize

Em primeiro lugar, realize o mapeamento do fluxo de valor, considerando como foco o cliente. Em outras palavras, identifique quais etapas o produto ou serviço passa até que seja entregue ao cliente. Cada fase será considerada como uma das colunas que irão compor seu quadro Kanban. 

Caso queira, pode adicionar entre cada uma estágios intermediários para indicar os “estados de espera”. Futuramente essa prática já poderá ajudar a encontrar gargalos, estágios onde há redução da vazão de entrega.

Na plataforma beefor há a funcionalidade ”quadro”, a qual após o mapeamento do fluxo, poderá utilizá-la para o design do Kanban. Muitas empresas utilizam, ou preferem utilizar, o quadro de maneira física, entretanto com aumento do trabalho remoto ou híbrido isso se tornou difícil. Sendo assim, os quadros digitais são acessíveis em qualquer situação, tanto de forma remota ou presencial.

Cartão Kanban: a solução simples para a criação ágil

Limite de Trabalho em Progresso (WIP – Work in Progress)

Para evitar os atrasos torna-se importante limitar o WIP (Work in Progress). Pois quanto maior a quantidade de demanda em andamento, também será maior o tempo para terminar e realizar entrega. Isso faz com que seja importante identificar a capacidade de entrega do time.

Throughput, domine o fluxo e obtenha mais resultados

Além disso, uma vez limitado a quantidade de iniciativas em andamento, só irá começar a próxima quando alguma for concluída. Portanto muda o fluxo onde as demandas são “empurradas”, para serem “puxadas”.

Para gerar maior organização e produtividade do time, beefor disponibiliza a funcionalidade Limite de WIP para que seu time possa pois focar os seus esforços nas atividades em desenvolvimento naquele momento. Para incluir o Limite de WiP na plataforma, basta acessar o Quadro do time e fazer a configuração diretamente na Coluna.

Gerencie o Fluxo

Gerenciar o fluxo significa eliminar desperdícios de tempo de espera, maximizar o valor entregue e eliminar os gargalos. Dessa forma irá, à medida que amadurece o sistema, fazer com que conclua o produto/serviço da forma mais contínua, através de um ritmo sustentável e com previsibilidade.

Métricas Ágeis: ao que você deve estar atento

Sendo o Kanban um sistema que requer experimentação e aprendizado, todas as soluções que encontrar para cada melhoria identificada não será imutável. Pois poderá haver mudanças de pessoas, de entregas, competências do time e que vão necessariamente requerer adaptações para melhor gerenciar o fluxo.

Torne as Políticas Explícitas

Como explicado anteriormente, umas das primeiras regras do método Kanban será o limite do WIP. Mas não deve resumir apenas a essa, haverá necessidades de outras que juntas vão compor a política do sistema. Todas elas são acordadas em conjunto com as partes envolvidas e precisam estar disponíveis, visíveis, fáceis de entender e simples. 

Com a funcionalidade “Orientação de coluna” do beefor, além de conseguir definir as políticas, consegue também torná-las conhecidas por todos. Isso irá remover ineficiências e reduzir desperdícios mantendo uma comunicação transparente com as orientações da coluna do Kanban. 

Implemente Ciclos de Feedback

Realizar ciclos de feedback analisando como estão as entregas em relação à geração de valor é uma parte essencial para alcançar maturidade. Para isso irá têm as seguintes oportunidades:

• Criar estratégias com o quadro;
• Mensurar resultados das métricas;
• Realizar as reuniões regulares.

O método Kanban recomenda diversas reuniões com objetivos e frequências diferentes, entretanto cabe a cada time avaliar a aplicabilidade conforme sua realidade e a cultura da empresa.

Aprendizado em espiral

Feedback: como fazer a melhoria contínua individual e do time

Melhore colaborativamente, evolua experimentalmente

Todas as partes envolvidas podem ajudar colaborativamente para evoluir a aplicação do método Kanban na empresa. Dessa forma irá encontrar meios para evoluir de maneira experimental o fluxo de trabalho e ainda melhorar gradualmente seu desempenho.

Melhoria Contínua para ir além com os resultados

Como pode perceber, o método Kanban vai muito mais além do que um simples quadro com colunas por onde as entregas passam. Através da simplicidade do método e da transparência o time vai conseguir coordenar o trabalho de maneira visual e evoluir com as métricas a partir dos dados dos resultados.

Uso de dados para gestão como requisito competitivo

Comece seu caminho com o método Kanban através da plataforma beefor. Clique aqui e usufrua de todas as funcionalidades que suportam desde a implantação até a evolução ágil de times e fluxo de trabalho alinhada à estratégia com entrega de valor para o negócio.

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O cartão Kanban é a forma de representar de maneira visual os itens de trabalho. Além disso, através dele o time consegue visualizar no quadro a quantidade de trabalho em todas as fases do fluxo, desde a origem até a conclusão.  

Com a sua origem no ambiente fabril, hoje o cartão Kanban, sofreu adaptações para atender a necessidade das atividades intelectuais. Assim sendo, consegue tornar visível o volume de tarefas que o time está envolvido.  

Compreenda como acompanhar o fluxo de trabalho: beefor portfólio 

O que tem no cartão Kanban? 

O ponto central do design do cartão Kanban é conter a quantidade de informações que sejam relevantes para a equipe. Isso vai permitir que o time tenha condições de saber por exemplo: 

• o que precisa ser realizado,  
• esforço; 
• prazo; 
• se há algum impedimento ou bloqueio; 
• etc. 

Nesse sentido, ao realizar algum momento de inspeção, o time terá condições de através das características descritas ter a transparência sobre os itens de trabalho.  

Além disso, dá condições ao time exercer os 04 princípios do Kanban: 

• Começar com o que se tem hoje, evoluindo do modelo atual; 
• Buscar mudanças incrementais e evolucionárias; 
• Respeitar o processo atual, papéis, responsabilidades e títulos; 
• Incentivar a liderança em todos os níveis, encorajando a todos atitudes de melhoria contínua. 

Veja a diferença: O que são projetos, épicos, histórias e tarefas?

Solução para o problema

Visualize a seguinte situação: à medida que o time realiza os projetos ágeis a quantidade de cartão que precisa ser criado. Portanto, em cada projeto cria-se uma quantidade expressiva de cartões. Desse modo, dentro deste volume pode haver itens que podem apresentar semelhanças ou até mesmo iguais dentro de contextos diferentes. Por outro lado, de maneira geral, a solução seria criar um a um para ter toda a representatividade necessária. 

Mas como beefor resolve isso? Através da funcionalidade duplicar card. Então, todo cartão criado pode ser duplicado, tanto para quadros do mesmo time quanto para times diferentes da mesma empresa.  

Após ser duplicado poderá ser editado, sem nenhuma restrição, para que sejam feitas as adequações necessárias. Nesse sentido o que era um problema na criação dos itens de trabalho, beefor oferece solução tornando seu trabalho incrível, com visibilidade do hoje e previsibilidade para o sucesso de amanhã. 

Entenda Como automação de tarefas reduz desperdícios

Comece a utilizar beefor e usufrua dessas e outras funcionalidades.

Por fim, uma vez compreendido a importância dos cartões, compreenda as Métricas Ágeis: o que você deve estar atento 

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