Mensurar os benefícios da agilidade para a empresa ajuda também a identificar quais processos estão funcionando bem e quais precisam ser aprimorados. Além disso, demonstra quais foram as contribuições que o ágil fez na geração de valor em  relação à estratégia da empresa.

Existem diversas formas de mensurar as melhorias oferecidas pela agilidade. Mas a principal delas está descrita no início de todo projeto de transformação ágil. Ou seja, no que foi definido no início da implantação como metas estratégicas para serem alcançadas com o ágil e como elas iriam ser alinhadas com o propósito da empresa. Esse deve ser o ponto de partida. 

Ao avaliar as melhorias oferecidas pela agilidade permite que a empresa acompanhe o progresso de sua jornada ágil e identifique desvios para oportunidades de melhoria contínua.

A agilidade é uma metodologia que busca maximizar a eficiência dos processos, reduzir custos e aumentar a produtividade. 

Como mensurar os benefícios da agilidade?

Verificar se os resultados esperados estão acontecendo é normal em qualquer projeto. Então no ágil isso não seria diferente, pois ao identificar os avanços do que realmente está acontecendo na prática. Para isso, precisará:

Definir os indicadores-chave de desempenho (KPIs)

Quais são os indicadores que vão medir o sucesso da sua implantação do ágil e que estejam alinhados com as metas estratégicas. Por exemplo, usar indicadores como a satisfação dos clientes, a qualidade dos produtos ou serviços, a velocidade de entrega, a produtividade dos times, valor agregado, entre outros.

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Estabelecer as metas e os prazos

Quais são as metas que almeja alcançar com cada indicador e em quanto tempo quer alcançá-las? Aplique o conceito SMART, estabelecendo metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, realistas e tangíveis. Por exemplo, aumentar a satisfação dos clientes do produto X em 20% em seis meses ou reduzir o tempo de entrega em 30% em um ano.

Coletar e analisar os dados 

Extrair, transformar e carregar e analisar os dados referentes aos seus indicadores de forma periódica e sistemática, antes do ágil, durante e assim, continuamente. 

Há plataformas digitais que automatizam esse processo e que geram relatórios visuais que facilitem a interpretação dos dados. Bem como pedir feedbacks dos clientes, colaboradores e stakeholders para complementar os dados quantitativos.

Uso de dados para gestão como requisito competitivo

Comparar os resultados com as metas

Os resultados obtidos e as metas estabelecidas precisam ser confrontados e verificar se está no caminho certo ou se precisa fazer ajustes na sua jornada ágil. Afinal, um projeto como esse impacta em diversas variáveis, provocando mudanças que requerem ações para mitigar os riscos na gestão da mudança. Utilize gráficos que mostram a evolução dos seus indicadores ao longo do tempo e que possam indicar se está dentro ou fora do esperado.

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Identificar as causas dos desvios dos benefícios da Agilidade

Busque a causa raiz, as causas dos desvios positivos ou negativos nos resultados e entender quais são os fatores internos ou externos que influenciam no desempenho. Por exemplo, usar técnicas como o diagrama de Ishikawa ou o método 5 porquês para investigar as causas raiz dos problemas ou das oportunidades.

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Implementar as melhorias necessárias

Identificar os desvios, elaborar as melhorias necessárias para corrigir os problemas ou aproveitar as oportunidades encontradas. Só para ilustrar, há técnicas como o PDCA (Plan-Do-Check-Act) ou o A3 para planejar, executar, verificar e agir sobre as melhorias propostas.

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Comunicar e celebrar os avanços 

A transparência como pilar ágil indica que tudo que venha surgir a partir da execução ágil, não seja apenas visível, mas também esteja de forma compreensível para todos. Portanto, precisa comunicar e celebrar os avanços da transformação ágil com todos os envolvidos no processo: clientes, membros do time, líderes e stakeholders. 

Transparência: qual a importância para a agilidade?

Os resultados, aprendizados e os desafios da jornada ágil vão ser específicos da realidade de cada empresa e seu contexto. Dessa forma, comunicar, reconhecer e recompensar todos os envolvidos nos benefícios da agilidade, vai motivar e engajar as pessoas que participam da jornada de transformação ágil.

Acompanhando os resultados dos benefícios da agilidade

Implantar o ágil em sua empresa vai proporcionar grande diferencial competitivo no mercado atual, que exige cada vez mais agilidade, inovação e adaptação às mudanças. Mas para isso, necessita seguir planejamento estratégico e mensurar os avanços de forma consistente e eficaz.

Ao utilizar a plataforma ágil beefor, ela irá potencializar a transparência dos resultados dos times gerando mais alinhamento estratégico e valor. Veja como é possível cuidar das pessoas, times, governança, portfólio e gestão em um só lugar. 

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As métricas de fluxo são uma forma de avaliar o desempenho de um sistema de trabalho com base em dados coletados ao longo do tempo. Em outras palavras, cada empresa tem uma forma de como realiza os processos, que por sua vez, são compostos por atividades realizadas de acordo com um padrão repetitivo e sequencial.  

No entanto, o trabalho nem sempre acontece da maneira como foi planejado. Por isso, aplicar métricas de fluxo permite analisar os desvios para auxiliar na tomada de decisões e na busca da melhoria contínua.  

Dessa forma, ao identificar esses desvios, fará com que o foco seja a eliminação de desperdícios envolvidos com o fluxo de valor. Ao mesmo tempo, também não se pode limitar a melhorias no local de trabalho, mas sim buscar ter impacto no resultado do negócio. 

Acompanhando métricas de fluxo 

Com o trabalho cada vez mais dinâmico e competitivo, acompanhar métricas e indicadores de processos faz parte da construção do sucesso de uma empresa. O acompanhamento destas informações permite uma maior previsibilidade do negócio, além de possibilitar uma melhor priorização de valor, direcionando melhor o desenvolvimento do produto ou serviço. 

Para acompanhar o processo, existem basicamente, quatro métricas de fluxo principais que podem ajudar a medir e melhorar o desempenho do seu sistema: Throughput, ou Vazão Média; Lead Time; Work in Progress (WIP) e Work Age.  

Throughput  

Throughput, ou Vazão Média, mede a quantidade de trabalho concluído em um determinado período de tempo. Por isso, mede-se em unidades de trabalho, como por exemplo tarefas, histórias ou entregáveis. O objetivo é aumentar o Throughput para melhorar a eficiência e a eficácia do time. 

Só para ilustrar: Se o Throughput inicial do time é de 8 entregáveis por mês, o objetivo pode ser aumentá-lo para 10 entregáveis por mês. Isso pode ser alcançado ao melhorar a colaboração entre os membros do time, implementando automação em tarefas repetitivas e gerenciando melhor o backlog. 

Throughput, domine o fluxo e obtenha mais resultados 

Lead Time 

Lead time mede o tempo que leva desde o momento em que solicita-se um item até o momento em que ele é entregue.  

Por exemplo: Em uma empresa de software, o lead time típico para a entrega de novos recursos era de 12 semanas. Em seguida, implementaram melhorias adequadas, como reduzir o número de reuniões desnecessárias, implementar uma metodologia mais eficaz e automatizar tarefas de rotina, o lead time médio diminuiu para oito semanas. 

Uma redução no Lead Time é feita por ajustes de processo, automação de tarefas, remoção de gargalos no processo, comunicação aprimorada da equipe e outras. 

Lead Time – o tempo de entrega do produto/serviço 

Work in Progress (WIP)  

Work in Progress (WIP) mede a quantidade de trabalho em andamento, mas que ainda não foi concluído. Contribui para que o time consiga compreender o nível de gargalo no processo de trabalho e identificar possíveis problemas onde as demandas ficam paradas. 

Por exemplo, um time de desenvolvimento de software normalmente tem 6 tarefas abertas para cada desenvolvedor. Depois que realizaram uma análise minuciosa na retrospectiva ao final da Sprint, descobriram que a falta de priorização de tarefas claramente definida é a causa principal da alta média de trabalho em andamento (WIP). Em seguida, empregaram uma técnica de gerenciamento de prioridades, que reduziu o Work in Progress (WIP) para 3 tarefas por desenvolvedor. 

Como melhorar o WIP: 

1. Implementar técnicas de gerenciamento de prioridades; 
2. Estimular a conclusão de tarefas antes de iniciar novas; 
3. Limitar o número máximo de tarefas em andamento; 
4. Promover a colaboração e a comunicação entre os membros da equipe; 
5. Melhorar a alocação de recursos para garantir que as tarefas sejam concluídas de maneira mais eficiente. 

Limite do WIP: sem malabarismo, mais resultado! 

Work Age 

Work Age mede a quantidade de tempo que uma tarefa ou item está pendente antes de ser concluído. Portanto, ajuda entender o nível de priorização das tarefas, o tempo de espera entre o início e o término de uma tarefa e a capacidade do time lidar com o volume de trabalho.  

Para melhorar Work Age: 

1. Priorizar o trabalho, concluindo as tarefas mais antigas;  
2. Limitar o WIP, definindo um limite de WIP ajuda a evitar o aumento do trabalho pendente para concentrar nas tarefas mais importantes; 
3. Atualizar o progresso, monitorando e atualizando o progresso das tarefas regularmente ajuda a manter o trabalho em andamento e evita que as tarefas sejam esquecidas; 
4. Alinhar a equipe, garantindo que todos estejam trabalhando em direção aos mesmos objetivos ajuda a reduzir o tempo de espera entre o início e o término de uma tarefa. 

Por exemplo, imagine que a Work Age de uma equipe antes de implementar as melhorias era de 10 dias. Assim, após as melhorias, a Work Age reduz-se para 5 dias. Isso mostra uma melhoria significativa na eficiência e na capacidade de lidar com o volume de trabalho. 

Alcance resultados incríveis 

Para alcançar resultados incríveis e objetivos bem sucedidos na sua empresa, é necessário ter a colaboração e a contribuição de cada time. 

Os times são como engrenagens perfeitamente encaixadas, que tornam possível o que foi planejado ser transformado em valor para seu cliente. 

Imagine: Ao incentivar melhorias contínuas e aprimorar a maturidade dos times, onde cada membro possa se sentir valorizado e engajado no compromisso com os resultados. 

Como alcançar esse objetivo? Empodere sua equipe com beefor! Nossa plataforma oferece métricas e agrega diversas práticas ágeis que vão além de gerenciar o fluxo de valor, elevando a maturidade dos times para um novo patamar.  

Juntos, alcançaremos resultados surpreendentes. 

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Taxa Sucesso Planning verifique se a conclusão das entregas da Sprint proporciona impacto positivo em relação aos objetivos de negócio.  

Ao terminar a Sprint Planning, o time box da Sprint avança a contagem regressiva para realizar as atividades que foram planejadas. Então, alinhado quais serão os itens do Backlog do Produto que serão realizados, fica claro para os membros do time o objetivo e o backlog da sprint.  

Para mensurar o avanço do fluxo de trabalho há várias métricas e gráficos por exemplo: 

• Throughput – quantidade de tarefas entregues em um determinado período; 
• Lead Time – tempo total que leva para o trabalho percorrer o fluxo de valor. Desde o momento em que solicita-se até o momento da entrega; 
• Lead Time Breakdown – medida de quanto tempo passa entre a criação da tarefa, destacando a duração de cada fase até quando o trabalho é concluído; 
• Gráfico CFD – diagrama de fluxo cumulativo que apresenta o número de itens em cada fase do fluxo de valor. 

As métricas ágeis ajudam o time a monitorar a produtividade e desempenho. Além disso demonstram o quanto estão alinhados à estratégia da organização para realizar entrega de um produto/serviço de alta qualidade de forma incremental e adaptável. 

Métricas Ágeis: ao que você deve estar atento 

Métrica do Planejamento Inspecionada  

A Sprint é limitada pelo time box. Em outras palavras, possui tempo limitado e no final verifica-se se o que foi planejado na Sprint Planning foi concluído. Esta análise não é feita apenas na Sprint Review, onde o time para inspecionar e demonstrar os resultados, mas também na Retrospectiva para promover a melhoria contínua.   

Inspecionar a Taxa de Sucesso Planning não se limita em verificar se todas as atividades planejadas foram concluídas. Mas sim se a conclusão dessas proporcionou impacto positivo em relação aos objetivos de negócio.  

Taxa Sucesso Planning na realidade 

Contida entre as Práticas Ágeis do beefor, a Taxa Sucesso Planning é parametrizada  de acordo os objetivos que são configurados. Dessa forma, durante a Sprint Review o time realiza a pontuação em relação alcance dos objetivos: 

• Realizado – 100% ; 
• Parcial – 50%; 
• Não Realizado. 

Então com base nas Sprint Reviews concluídas e a pontuação da realização dos objetivos se calcula a taxa de sucesso do time. 

Portanto, decisões pautadas a partir do uso métricas e seus dados, consegue-se fazer os ajustes de maneira mais rápida e precisa para entregar valor sempre e no tempo certo aos clientes e stakeholders. 

Uso de dados para gestão como requisito competitivo 

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Caso queira saber mais como as métricas podem cooperar para melhoria do time, acesse aqui o vídeo “Scrum Master de times remotos: Como usar as métricas a favor do time”. 

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