As métricas de fluxo são uma forma de avaliar o desempenho de um sistema de trabalho com base em dados coletados ao longo do tempo. Em outras palavras, cada empresa tem uma forma de como realiza os processos, que por sua vez, são compostos por atividades realizadas de acordo com um padrão repetitivo e sequencial.
No entanto, o trabalho nem sempre acontece da maneira como foi planejado. Por isso, aplicar métricas de fluxo permite analisar os desvios para auxiliar na tomada de decisões e na busca da melhoria contínua.
Dessa forma, ao identificar esses desvios, fará com que o foco seja a eliminação de desperdícios envolvidos com o fluxo de valor. Ao mesmo tempo, também não se pode limitar a melhorias no local de trabalho, mas sim buscar ter impacto no resultado do negócio.
Acompanhando métricas de fluxo
Com o trabalho cada vez mais dinâmico e competitivo, acompanhar métricas e indicadores de processos faz parte da construção do sucesso de uma empresa. O acompanhamento destas informações permite uma maior previsibilidade do negócio, além de possibilitar uma melhor priorização de valor, direcionando melhor o desenvolvimento do produto ou serviço.
Para acompanhar o processo, existem basicamente, quatro métricas de fluxo principais que podem ajudar a medir e melhorar o desempenho do seu sistema: Throughput, ou Vazão Média; Lead Time; Work in Progress (WIP) e Work Age.
Throughput
Throughput, ou Vazão Média, mede a quantidade de trabalho concluído em um determinado período de tempo. Por isso, mede-se em unidades de trabalho, como por exemplo tarefas, histórias ou entregáveis. O objetivo é aumentar o Throughput para melhorar a eficiência e a eficácia do time.
Só para ilustrar: Se o Throughput inicial do time é de 8 entregáveis por mês, o objetivo pode ser aumentá-lo para 10 entregáveis por mês. Isso pode ser alcançado ao melhorar a colaboração entre os membros do time, implementando automação em tarefas repetitivas e gerenciando melhor o backlog.
Throughput, domine o fluxo e obtenha mais resultados
Lead Time
Lead time mede o tempo que leva desde o momento em que solicita-se um item até o momento em que ele é entregue.
Por exemplo: Em uma empresa de software, o lead time típico para a entrega de novos recursos era de 12 semanas. Em seguida, implementaram melhorias adequadas, como reduzir o número de reuniões desnecessárias, implementar uma metodologia mais eficaz e automatizar tarefas de rotina, o lead time médio diminuiu para oito semanas.
Uma redução no Lead Time é feita por ajustes de processo, automação de tarefas, remoção de gargalos no processo, comunicação aprimorada da equipe e outras.
Lead Time – o tempo de entrega do produto/serviço
Work in Progress (WIP)
Work in Progress (WIP) mede a quantidade de trabalho em andamento, mas que ainda não foi concluído. Contribui para que o time consiga compreender o nível de gargalo no processo de trabalho e identificar possíveis problemas onde as demandas ficam paradas.
Por exemplo, um time de desenvolvimento de software normalmente tem 6 tarefas abertas para cada desenvolvedor. Depois que realizaram uma análise minuciosa na retrospectiva ao final da Sprint, descobriram que a falta de priorização de tarefas claramente definida é a causa principal da alta média de trabalho em andamento (WIP). Em seguida, empregaram uma técnica de gerenciamento de prioridades, que reduziu o Work in Progress (WIP) para 3 tarefas por desenvolvedor.
Como melhorar o WIP:
- Implementar técnicas de gerenciamento de prioridades;
- Estimular a conclusão de tarefas antes de iniciar novas;
- Limitar o número máximo de tarefas em andamento;
- Promover a colaboração e a comunicação entre os membros da equipe;
- Melhorar a alocação de recursos para garantir que as tarefas sejam concluídas de maneira mais eficiente.
Limite do WIP: sem malabarismo, mais resultado!
Work Age
Work Age mede a quantidade de tempo que uma tarefa ou item está pendente antes de ser concluído. Portanto, ajuda entender o nível de priorização das tarefas, o tempo de espera entre o início e o término de uma tarefa e a capacidade do time lidar com o volume de trabalho.
Para melhorar Work Age:
- Priorizar o trabalho, concluindo as tarefas mais antigas;
- Limitar o WIP, definindo um limite de WIP ajuda a evitar o aumento do trabalho pendente para concentrar nas tarefas mais importantes;
- Atualizar o progresso, monitorando e atualizando o progresso das tarefas regularmente ajuda a manter o trabalho em andamento e evita que as tarefas sejam esquecidas;
- Alinhar a equipe, garantindo que todos estejam trabalhando em direção aos mesmos objetivos ajuda a reduzir o tempo de espera entre o início e o término de uma tarefa.
Por exemplo, imagine que a Work Age de uma equipe antes de implementar as melhorias era de 10 dias. Assim, após as melhorias, a Work Age reduz-se para 5 dias. Isso mostra uma melhoria significativa na eficiência e na capacidade de lidar com o volume de trabalho.
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