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Método Kanban: como implantá-lo de maneira simples

Por: 23 de maio de 2022 9Min de leitura

O Método Kanban, numa visão superficial, pode presumir que se trata apenas de um quadro dividido em colunas que representam etapas da execução do fluxo do valor do produto ou serviço. Entretanto, por trás dele há um conjunto de valores, políticas, práticas e princípios fundamentais que vão provocar as mudanças evolutivas. 

Embora o kanban tenha sido originalmente aplicado na indústria, David J. Anderson foi o pioneiro a aplicá-lo no desenvolvimento de software criando o Método Kanban. 

Aplicações do Método

O Kanban possui suas raízes no Lean Manufacturing, onde sua aplicação e benefícios já são incontestáveis. Entretanto, o método Kanban tem sua aplicação voltada para definir, gerenciar e melhorar continuamente o trabalho do conhecimento que resulta em produtos ou serviços.

Sendo assim, pode ser aplicável desde o desenvolvimento de software, na área de TI, ou em departamentos das áreas de negócio. Toda essa versatilidade está relacionada à maneira de tornar visível aquilo que até então era intangível.   

 

Benefícios do Método Kanban

O Método Kanban é um dos métodos de desenvolvimento de software mais simples de se aplicar. Pois se torna adaptável a qualquer tipo de cultura. Ao contrário de outros métodos, como Scrum, que forçam uma mudança desde o início na estruturação de um time com papéis específicos. Por sua vez, o Kanban busca a evolução do que já está formado. 

Além disso, utilizá-lo para gerenciar seus processos é bastante intuitivo. Devido a gestão do trabalho ser facilitada pela visualização das atividades e o que ajuda a equilibrar a demanda e capacidade de entrega do time.

Outro benefício do Kanban é deixar claro a necessidade de priorização e foco. Em virtude dele permitir visualizar as demandas em suas respectivas fases e acompanhar a evolução. Isso faz com que não somente o time, mas todos os envolvidos tenham condições de saber o que está acontecendo.

Dessa forma melhora significamente a eficiência das entregas, pois fica claro quando há qualquer problema no fluxo. Ou seja, evidencia os gargalos, o que faz com que possa agir rapidamente para estabelecer o fluxo natural.

 

Como Aplicar o Método Kanban

Para implantar o Método Kanban de maneira simples, basta seguir o conjunto de valores e princípios para gerenciar e melhorar continuamente o fluxo de trabalho. Ou seja, como funciona de maneira evolutiva, não provocando grandes mudanças, é possível iniciar e promover melhorias graduais. Sendo assim o início pode ocorrer conforme as seguintes etapas:

  1. Visualize;
  2. Limite de Trabalho em Progresso (WIP – Work in Progress);
  3. Gerencie o Fluxo;
  4. Torne as Políticas Explícitas;
  5. Implemente Ciclos de Feedback;
  6. Melhore Colaborativamente, Evolua Experimentalmente. 

 

Visualize

Em primeiro lugar, realize o mapeamento do fluxo de valor, considerando como foco o cliente. Em outras palavras, identifique quais etapas o produto ou serviço passa até que seja entregue ao cliente. Cada fase será considerada como uma das colunas que irão compor seu quadro Kanban. 

Caso queira, pode adicionar entre cada uma estágios intermediários para indicar os “estados de espera”. Futuramente essa prática já poderá ajudar a encontrar gargalos, estágios onde há redução da vazão de entrega.

Na plataforma beefor há a funcionalidade ”quadro”, a qual após o mapeamento do fluxo, poderá utilizá-la para o design do Kanban. Muitas empresas utilizam, ou preferem utilizar, o quadro de maneira física, entretanto com aumento do trabalho remoto ou híbrido isso se tornou difícil. Sendo assim, os quadros digitais são acessíveis em qualquer situação, tanto de forma remota ou presencial.

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Limite de Trabalho em Progresso (WIP – Work in Progress)

Para evitar os atrasos torna-se importante limitar o WIP (Work in Progress). Pois quanto maior a quantidade de demanda em andamento, também será maior o tempo para terminar e realizar entrega. Isso faz com que seja importante identificar a capacidade de entrega do time.

Throughput, domine o fluxo e obtenha mais resultados

Além disso, uma vez limitado a quantidade de iniciativas em andamento, só irá começar a próxima quando alguma for concluída. Portanto muda o fluxo onde as demandas são “empurradas”, para serem “puxadas”.

Para gerar maior organização e produtividade do time, beefor disponibiliza a funcionalidade Limite de WIP para que seu time possa pois focar os seus esforços nas atividades em desenvolvimento naquele momento. Para incluir o Limite de WiP na plataforma, basta acessar o Quadro do time e fazer a configuração diretamente na Coluna.

 

Gerencie o Fluxo

Gerenciar o fluxo significa eliminar desperdícios de tempo de espera, maximizar o valor entregue e eliminar os gargalos. Dessa forma irá, à medida que amadurece o sistema, fazer com que conclua o produto/serviço da forma mais contínua, através de um ritmo sustentável e com previsibilidade.

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Sendo o Kanban um sistema que requer experimentação e aprendizado, todas as soluções que encontrar para cada melhoria identificada não será imutável. Pois poderá haver mudanças de pessoas, de entregas, competências do time e que vão necessariamente requerer adaptações para melhor gerenciar o fluxo.

 

Torne as Políticas Explícitas

Como explicado anteriormente, umas das primeiras regras do método Kanban será o limite do WIP. Mas não deve resumir apenas a essa, haverá necessidades de outras que juntas vão compor a política do sistema. Todas elas são acordadas em conjunto com as partes envolvidas e precisam estar disponíveis, visíveis, fáceis de entender e simples. 

Com a funcionalidade “Orientação de coluna” do beefor, além de conseguir definir as políticas, consegue também torná-las conhecidas por todos. Isso irá remover ineficiências e reduzir desperdícios mantendo uma comunicação transparente com as orientações da coluna do Kanban. 

 

Implemente Ciclos de Feedback

Realizar ciclos de feedback analisando como estão as entregas em relação à geração de valor é uma parte essencial para alcançar maturidade. Para isso irá têm as seguintes oportunidades:

  • Criar estratégias com o quadro;
  • Mensurar resultados das métricas;
  • Realizar as reuniões regulares.

O método Kanban recomenda diversas reuniões com objetivos e frequências diferentes, entretanto cabe a cada time avaliar a aplicabilidade conforme sua realidade e a cultura da empresa.

Aprendizado em espiral

Feedback: como fazer a melhoria contínua individual e do time

 

Melhore colaborativamente, evolua experimentalmente

Todas as partes envolvidas podem ajudar colaborativamente para evoluir a aplicação do método Kanban na empresa. Dessa forma irá encontrar meios para evoluir de maneira experimental o fluxo de trabalho e ainda melhorar gradualmente seu desempenho.

Melhoria Contínua para ir além com os resultados

Como pode perceber, o método Kanban vai muito mais além do que um simples quadro com colunas por onde as entregas passam. Através da simplicidade do método e da transparência o time vai conseguir coordenar o trabalho de maneira visual e evoluir com as métricas a partir dos dados dos resultados.

Uso de dados para gestão como requisito competitivo

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