Para que os negócios tenham sucesso, a colaboração dos times precisa ser encarada como pilar fundamental. Isso significa ter uma visão compartilhada do valor que se quer gerar para o cliente e contribuir de forma integrada para que o objetivo seja alcançado.
A colaboração nas empresas é um fator determinante para o seu crescimento, pois traz benefícios como maior produtividade, construção de conhecimento coletivo, motivação, inovação e relacionamento.
Aprenda com essas 7 dicas, como sua empresa pode ser mais produtiva, inovadora e bem-sucedida, incentivando a colaboração dos times.
7 dicas efetivas para colaboração dos times
A colaboração é essencial para o sucesso de qualquer time. Quando as pessoas trabalham juntas, elas podem compartilhar ideias, aprender umas com as outras e atingir objetivos que seriam impossíveis de alcançar sozinhas. Mas para isso, há muitas maneiras de melhorar, aqui estão sete dicas:
1. Defina os objetivos e as metas
O primeiro passo para melhorar a colaboração dos times é definir os objetivos e as metas. Precisam ser claros, específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais, por sua vez as metas são resultados chaves, ou seja, as etapas que devem ser cumpridas para alcançar os objetivos.
Após sua definição, envolva todas as pessoas para que possam contribuir com opiniões, sugestões e dúvidas, assim garante que todos estejam alinhados com a visão, a missão e os valores e que tenham um senso de propósito e de direção.
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2. Estabeleça os papéis e as responsabilidades
Papéis são as funções ou as atribuições que cada pessoa deve desempenhar, de acordo com suas habilidades, competências e preferências, já as responsabilidades tarefas ou atividades de cada membro de acordo com seus papéis.
Para seu estabelecimento, é preciso passar clareza, ético e transparente, para que todos saibam o que se espera de cada papel, como e quando devem atuar. Com isso são evitados conflitos, confusões e retrabalhos, além de promover a autonomia, o aceite real sob a função de maneira honesta e eficiente.
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3. Crie um plano de comunicação efetivo
Crie um plano que defina como, quando, com quem e por quê a comunicação deve ocorrer, nele inclua:
- Canais ou ferramentas que serão utilizados: e-mail, telefone, videoconferência, chat;
- Frequência ou o cronograma da comunicação, como reuniões diárias, semanais ou mensais;
- Stakeholders ou as partes interessadas na comunicação: clientes, patrocinadores, gerentes;
- Conteúdo ou a informação que será comunicada: status, progresso, riscos.
Considere as necessidades, expectativas e preferências dos membros do time e stakeholders, para que a comunicação seja adequada, relevante e oportuna. Todos precisam estar informados, atualizados e engajados para que possam trocar feedbacks, ideias e soluções.
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4. Utilize ferramentas de colaboração online
Essas plataformas ou aplicativos que facilitam o trabalho em equipe, permitindo que os membros da equipe possam:
- Acessar, compartilhar e editar documentos, arquivos e dados em tempo real;
- Se comunicar, interagir e cooperar de forma síncrona ou assíncrona;
- Gerenciar, organizar e monitorar as tarefas, os recursos e os resultados do projeto.
Utilize ferramentas de colaboração online que sejam compatíveis com o tipo, tamanho e a complexidade das suas entregas, e que sejam fáceis de usar, seguras e confiáveis. Dessa forma irá otimizar o tempo, reduzir os custos e aumentar a qualidade da geração de valor.
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5. Promova a confiança e o respeito entre as pessoas
A confiança é a base para uma boa colaboração dos times, pois permite que as pessoas se sintam seguras, valorizadas e apoiadas. Pois permite que as pessoas reconheçam, aceitem e apreciem as diferenças entre eles. Para isso precisa:
- Ter honestidade, transparência e ética;
- Cumprir com compromissos e expectativas;
- Reconhecer e elogiar os esforços e as conquistas;
- Pedir e oferecer ajuda quando necessário;
- Escutar ativamente e dar feedbacks construtivos;
- Atuar com empatia, cordialidade e educação.
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6. Estimule a criatividade e a inovação na equipe
Incentive o time a pensar fora do que é comum e previsível. Busque formas para resolver problemas. A criatividade é a capacidade de gerar ideias novas e originais, enquanto a inovação implementa essas ideias de forma eficaz e eficiente. Desse modo, ao combiná-las vai criar soluções inovadoras para os desafios que enfrenta. Assim:
- Crie ambiente propício para a geração de ideias, como brainstormings, workshops e hackathons;
- Incentive a diversidade de opiniões, perspectivas e experiências;
- Desafie a sair da zona de conforto e experimentar;
- Apoie um ambiente de teste, validação e melhorar ideias;
- Reconheça e recompense as iniciativas criativas e inovadoras.
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7. Avalie e melhore continuamente a colaboração dos times
Desenvolva planos de melhoria em relação ao desempenho da equipe no futuro. Portanto, avalie e questione cada passo do fluxo de valor através de análise contínua do desempenho utilizando indicadores como satisfação, produtividade, qualidade, assessment etc. Para avaliar:
- Defina os critérios ou os padrões de qualidade;
- Colete dados;
- Analise os dados ou as evidências;
- Identifique o que está ou não funcionando;
- Implemente as ações;
- Monitore os resultados;
- Ao final de cada ciclo repita a avaliação
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Como melhorar a colaboração dos times?
Inicialmente é preciso conhecer bem as pessoas, entender pontos fortes e oportunidades de desenvolvimento, definir papéis e responsabilidades claras, estabelecer comunicação efetiva e acompanhar o desempenho e o feedback de todos. Quando trabalham juntas, elas podem compartilhar ideias, aprender umas com as outras e atingir objetivos que seriam impossíveis de alcançar sozinhas.
A plataforma beefor consegue contribuir em todas essas etapas, utilizando duas funcionalidades exclusivas: o Teams Assessment e os Quadros.
O Teams Assessment é uma ferramenta que permite avaliar principalmente as competências dos times para que possam realizar entregas melhores, em um ambiente saudável e sustentável de maneira contínua. Ou seja, a partir do momento que tira essa “foto” inicial do time, consegue identificar aspectos para melhorar a colaboração e permite também encontrar oportunidades de alinhar expectativas, distribuir tarefas de forma equilibrada e potencializar os talentos.
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Assim, com a funcionalidade Quadros é possível gerenciar de forma visual e intuitiva as tarefas que o time executa:
- Crie e organize atividades em colunas, representando fluxo de valor;
- Atribua as tarefas aos membros do time;
- Acompanhe o progresso e a prioridade das atividades.
Através dessa funcionalidade de forma prática e eficiente contribui para a colaboração, pois permite planejar, executar e gerenciar atividades de forma integrada, facilitando a comunicação, a transparência e a agilidade do time.
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Ao aplicar essas dicas, conseguirá melhorar a comunicação, relacionamento, engajamento e desempenho, e consequentemente, a qualidade e a produtividade das entregas
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