PMO – Project Management Office ou Escritório de Projetos é um departamento que estabelece o padrão de governança referente aos projetos de uma organização. Ele tem sob a sua guarda e compartilha com todos as regras, processos, ferramentas e técnicas que proporcionam o suporte necessário para a condução dos projetos. 

Transparência: qual a importância para a agilidade? 

O Escritório de Projetos muito vinculado aos métodos tradicionais, com o advento dos novos paradigmas da agilidade, começou a realizar diversas adaptações e mudanças.  Essas ações contribuem para sair de um modelo de controle centralizado de entrega de projetos para entrega baseada na geração valor com a colaboração e o aculturamento do mindset ágil das pessoas. 

04 Valores Ágeis: soluções para base da mentalidade ágil 

Como iniciar as mudanças? 

Mudar não significa descartar tudo que vem sendo praticado. Assim sendo, não compreenda que tudo que está fazendo atualmente precisa ser mudado. Faça a análise e construa o modelo que melhor adaptar a realidade da sua empresa. No mercado há diversas referências que podem acelerar e encurtar esse caminho. Porém, começar pela base dará maior robustez e eficiência ao processo. 

O primeiro passo é olhar para o fluxo atual, comece pelo olhar do cliente. Quem são os clientes que o PMO atende? As entregas são realizadas e precisam ser entregues a alguém. Pode ser pessoa, departamento que vai receber o resultado de cada etapa. 

Ao identificar os clientes, entenda quais são suas reais expectativas e necessidades em relação ao que é oferecido a eles.  

Como próximo passo, identifique a entrega para cada cliente. Lembrando sempre que é necessário situar o cenário atual. Dessa forma, ao final terá a entrega, o produto ou serviço final, e também a parte interessada. 

Na sequência, faça o mapeamento do fluxo necessário para alcançar cada entrega. De maneira macro, demonstre qual caminho precisa percorrer até que o produto ou serviço alcance a condição de finalizado, ou a definição de pronto.  

Nessa próxima etapa, identifique o que é preciso receber para começar cada uma das etapas anteriores. Solicitações, recursos ou informações. Ou seja, os insumos necessários para que possa realizar o produto ou serviço final.  

Por último, será identificar quem fornece cada insumo descrito anteriormente. Isto é, são os fornecedores que são responsáveis pelos insumos que diretamente vão ser transformados nos produtos ou serviços finais.  

Através dessas etapas terá visibilidade da situação atual, gargalos e possíveis melhorias a partir dos aspectos que compõem o PMO. Nesse momento que entre em cena as oportunidades em relação a agilidade.  

Contribuições ao adotar a agilidade para PMO 

Adotar agilidade no PMO de uma maneira evolutiva, dependendo do cenário da empresa, pode ser uma solução para evitar mudanças radicais. Uma vez que, tais mudanças, normalmente, acabam por gerar resistências e dificuldade de entendimento por parte das pessoas.  

Com o PMO mapeando a situação atual, extraia de cada oportunidade formas de mensurar o que cada mudança proporcionará, principalmente se o benefício for tangível. Assim, mesmo existindo também melhorias de benefícios intangíveis, conseguirá desenvolver critérios de priorização.  

Para adotar a agilidade nesse cenário, comece verificando como cada valor ou princípio do Manifesto Ágil se cumpre em relação ao que se pratica no PMO. Mensure as oportunidade e realize ajustes incrementais de maneira contínua. Dessa forma, ao final de cada ciclo ao comparar o antes e o depois obterá o resultado de cada mudança. 

É importante ressaltar que para o PMO adotar a agilidade, primeiramente precisa buscar implementar no dia a dia os 12 Princípios da Agilidade. Cabe destacar isso, pois muitos buscam moldar seus contextos diretamente com os frameworks ou métodos disponíveis sem levar em consideração a realidade atual.  

Dessa forma, ao incrementar melhorias evolucionárias dentro do contexto atual, irá conquistar essas e outras preciosas contribuições por adotar a agilidade: 

• Governança Ágil: o segredo para desenvolver do jeito certo; 
• Acordo dos Times: funciona e torna incrível trabalho 
• Colaboração; 
• Métricas Ágeis: ao que você deve estar atento; 
• Transparência. 

12 Princípios Ágeis: impulsione a maturidade com essas dicas  

Plataforma para Agilizar 

Para apoiar a governança e a gestão dos times ágeis, a plataforma beefor disponibiliza diversas funcionalidades que ajudam na adoção da cultura ágil de maneira escalada e evolução de maneira sustentável do PMO na sua jornada ágil. 

Plataforma de Agilidade: como avaliar a melhor para sua empresa 

Como ponto de partida, realizar a avaliação de maturidade para compreender onde está e assim conseguir elaborar roadmap, no qual o time possa desenvolver para alcançar próximos níveis.  

Avaliações de Maturidade – Por que realizar? 

Dessa forma a jornada ágil do PMO será um processo medido e gerenciado para criar times incríveis.   

Criando times incríveis 

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O cliente convida para começar o projeto. A equipe está reunida na sala para começar o planejamento, todos prontos para iniciar até que alguém levanta a mão e pergunta: “Quais épicos são mais importantes para priorizar nesse momento?” Silêncio total. As pessoas se entreolham, segundos de tensão, até que outra pessoa questiona: “O que é um épico?”  

Essa cena parece simples, mas é muito mais comum que podemos imaginar, pois conceitos que supomos ser de senso comum para uma parte interessada do projeto, podem não ser para outra e para haver entendimento da demanda isso precisa estar muito claro.  

Mas do que se trata projetos, épicos, histórias de usuário e tarefas? Basicamente, são classificadores dos itens que compõe o projeto, onde o ponto importante para diferenciar e compreender é o tamanho de cada um. Esse é o grande mistério! Então para fins de ilustração dessa granularidade comparamos com o tempo, onde um contém o outro:  

Projetos – nível mais alto dessas classificações. Exemplo: Implantação da Escola Remota. 

Épicos – conjunto de histórias que possuem objetivo ou resultado comum específico. Exemplo: Envio tarefas escolares. 

História – requisito que gera valor para o cliente na construção do produto, pequeno o suficiente para caber no tempo estimado da sprint. Exemplo: “Eu, como estudante com a suspensão das aulas presenciais, quero enviar meus trabalhos de cada matéria para a escola de forma que saiba que os prazos sejam cumpridos.” 

Tarefas – é o nível indivisível mais simples, que podem ser estimadas em horas, sendo partes decompostas de uma história de usuário que descrevem como esta será concluída. Exemplos: “Identificar matéria a partir do cadastro do aluno. Criar campo para anexar trabalho escolar. Gravar data de envio. Disponibilizar para o aluno data de envio.” 

Por trás dos projetos, épicos, histórias e tarefas existem pessoas, acesse esse link e descubra como fazer a gestão de times com beefor.

Mas para que preciso disso? Organizar, criar uma hierarquia múltiplos níveis de abstração de acordo com tamanho ou nível de detalhe para facilitar o planejamento do projeto e o refinamento progressivo daquilo será entregue na percepção de valor do cliente.  

Agora imagine poder conectar os projetos, épicos, histórias dos usuários e tarefas dos seus times com a estratégia da empresa ou a um OKR. Com avanço de cada nível poderá saber o progresso e mensurar a evolução.

Mas como fazer isso? beefor pode te proporcionar essa e outras funcionalidades para a correta gestão de portfólio. 

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Conheça a metodologia de gestão de objetivos e metas OKR para auxiliar a equipe na entrega de resultados. 

Raízes do OKR 

Primeiramente, OKR (Objectives and Key Results), é um método de gestão conhecido também como uma fórmula para definir metas, foi criado por Andy Grove da INTEL em 1970 e foi popularizado por John Doerr, que trabalhou na INTEL e foi um dos “early investor” no Google. 

Hoje, o OKR é considerado um suporte importante dos frameworks Ágeis para estabelecer objetivos e metas. Do mesmo modo adotado por várias empresas do Silicon Valley, incluindo Google, Spotify, Netflix e outras do segmento de tecnologia. Da mesma forma, atuantes de maneira ágil e com cultura propícia para entregas rápidas, de valor e o mais importante, desenvolvido por pessoas para pessoas. 

OKRs Para Uma Gestão Estratégica  

A utilização de OKRs é uma prática para alinhamento de objetivos e ações junto às equipes. Sendo dessa maneira objetiva e colaborativa, os integrantes do time definem os objetivos em conjunto. 

Cada projeto no portfólio corporativo deve cruzar de alguma forma com os objetivos corporativos. Portanto, identificar os ganhos esperados para atingir as metas e resultados atrelados a cada objetivo 

Esta transparência de informações mostra sobretudo para onde a empresa está indo, qual caminho seguir e principalmente, qual o propósito de todas as ações. 

No beefor,  todos os colaboradores têm a visão dos objetivos do time. Ao mesmo tempo, o gestor pode acompanhar de maneira simplificada a porcentagem de entrega de determinados OKRs. 

Nesse sentido, o time pode imputar as informações definidas como objetivos na plataforma na área de “Portfólio e OKR”. 

Logo após, na plataforma, o gestor pode acompanhar a evolução das entregas, os integrantes do time têm a visão de OKRs da organização, do próprio time dos quadros que estão atrelados e as atividades desenvolvidas. 

Definir metas e alcançá-las com engajamento de toda organização, através do esforço compartilhado e focado de todas as equipes é uma tarefa complexa, mas que pode ser resolvida de maneira simples usando o OKR.

Como estruturar os OKRs

OKR é o acrônimo para Objetivos e Resultados Chave.  Usado para estruturar, gerenciar e definir metas. Com isso permitindo transformar estratégia de negócios em metas mensuráveis, representando conexão entre visão e a missão com o operacional.

Assim é possível criar alinhamento e engajamento dos times envolvidos por meio de ações concretas e objetivos mensuráveis.

OKRs na Prática 

Dessa forma, basicamente a estrutura do OKR é formada pelo objetivo e os resultados chaves. O primeiro: “o que se deseja alcançar” e o segundo: “como mensurar o progresso”. Por outro lado, desde a liderança até os membros de cada time precisam construir visão única dos objetivos da organização por meio das iniciativas.

Entretanto, a periodicidade de planejamento depende de cada realidade. Pode ser anualmente com acompanhamento através de períodos curtos, geralmente trimestralmente para facilitar adaptações.

Independente do nível de maturidade da organização na utilização dos métodos ágeis, estabelecer os OKR se torna fundamental para adaptar-se à realidade do mundo BANI e não ser BANIdo.

Melhor do que aprender é praticar! Comece hoje mesmo com beefor e tenha o melhor dos OKRs!

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Conheça também sobre: Avaliações de Maturidade, Tríade de Mindset e Uso de dados como requisito competitivo.

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